Uma única fonte de verdade

Quem trabalha em projectos multidisciplinares com vários stakeholders sabe como a verdade pode tornar-se difusa. Não difusa como os tweets do presidente americano ou as mensagens veiculadas com fins propagandísticos que recorrem a informação claramente falsa. Mas uma verdade difusa porque acaba dissolvida em muitos pedaços de informação desagregados entre si.

Eu já trabalhei em projectos em que encontrar a origem de uma decisão e a razão da mesma foi uma tarefa tão desgastante, consumidora de tempo e geradora de desespero, só comparável com encontrar uma agulha num palheiro. Quer dizer, sabemos que a decisão existiu, mas terá sido comunicada numa reunião? Escrita num e-mail? Afixada num post-it? Divulgada numa mensagem no WhatsApp?

Em muitos projectos com equipas grandes este é um acontecimento recorrente. Há uma série de decisões e informações partilhadas em diferentes meios de comunicação e por diferentes pessoas e isso torna quase impossível seguir o rasto. Bom, impossível não é, mas o desgaste é brutal. Mesmo nos meus projectos com clientes isto acontece e são compostos por apenas 3 ou 4 intervenientes.

Há para mim duas razões por que a informação se perde ou acaba dispersa:

  • Demasiados meios de comunicação, como e-mail, mensagens, telefonemas, etc. Parece que na vontade de facilitar a comunicação vamos aderindo a infinitas plataformas e meios que no final se tornam um pesadelo de gerir;
  • Falta de hábito de se fazer actas ou resumos das reuniões. Quer dizer, a maioria das pessoas até tira notas pessoais das reuniões, mas o problema é que são pessoais. E por vezes, anotam aquilo que perceberam ter sido dito e não o que foi realmente falado.

Algo que estou agora a implementar com os meus clientes é o uso de uma única fonte de verdade (Single source of truth). Desta forma, praticamente toda a comunicação é processada e arquivada num único repositório a que todos os membros do projecto têm acesso. Digo praticamente, porque ainda trocamos alguns e-mails ou mensagens – mas habitualmente para agendamento de reuniões ou pontos de situação.

Se pensa que este é mais um método que vai burocratizar ainda mais a sua vida profissional, digo-lhe já que não. Pelo contrário, vai facilitar e muito. Deste modo, todos sabem o que está a ser feito no projecto, as decisões que foram tomadas, as mensagens trocadas, os ficheiros partilhados, etc. Num só local eu posso seguir o rasto de toda a informação.

Então, como é que estou a aplicar este método (isto ainda é um work in progress, acredito que com o tempo e experiência tudo se vá aperfeiçoar):

  • Uso o Trello para listar todas as tarefas do projecto e concentrar toda a comunicação e registo de ficheiros. Há outras ferramentas disponíveis e talvez uma das preferidas em organizações de alguma dimensão seja o Notion. Mas para o meu caso o Trello é mais do suficiente.
  • Crio listas onde fixo as tarefas. Tal como no mundo físico, imagine um daqueles placares de cortiça onde fixa em post-its as diferentes tarefas a desenvolver. E quem diz tarefas, diz mensagens ou informação útil.
  • Tenho um conjunto de listas fixas, como: Contracto e Pagamentos; Desenvolvimento do projecto; Ficheiros; Mensagens; e por fim, Reuniões/Telefonemas.
  • Dentro de cada lista são enumeradas as tarefas. E cada tarefa pode ter um texto descritivo do que é, ser indicada os responsáveis por cumprir, afixar uma data de cumprimento, criar uma checkist, anexar ficheiros e concentrar todas as comunicações na caixa de comentários correspondente. Assim, imagine que a tarefa é «Contracto». Dentro dela posso anexar o link para o documento partilhado, indicar os responsáveis e fixar uma data para o cumprimento daquele assunto. Posso, dentro dessa tarefa trocar mensagens relacionadas somente sobre esse tópico, como a discussão de uma cláusula especifica.
    A mesma coisa com uma tarefa tipo «Homepage do site». Dentro dela posso indicar uma checklist dos elementos necessários para o início dessa parte do projecto, como uma lista de imagens; posso anexar as diferentes versões apresentadas e concentrar na caixa de mensagens os comentários.
  • Na lista «Reuniões/Telefonemas» deixo sempre registado um resumo do que foi falado na reunião ou no telefonema. Faço tag das pessoas que participaram e peço os seus comentários ou informações complementares.
  • E quando recebo um e-mail com informação para o projecto anexo a mensagem à lista mensagens. O Outlook e o Gmail permitem ligar ao Trello directamente, o que facilita a tarefa. Depois, respondo a partir do Trello, ficando uma vez mais registada toda a conversa num único local.

O que tem corrido bem?

  • O número de e-mails desceu drasticamente! E aquele «diz que disse» também é menor, pois há sempre um resumo das conversas.
  • É fácil ter uma visão global do que está feito e do que falta fazer.
  • Não há desculpa do «Perdi o e-mail», «Não recebi a mensagem» ou «Não ouvi». Tudo está registado e o sistema de notificações dá uma ajuda preciosa.
  • Para os clientes, a sensação que tenho é que eles andam mais atentos e evolvidos.Sinto também que têm sido bastante cooperantes e até zelosos.

O que tem sido mais difícil?

  • Educar o cliente. É que muitos olham para esta forma de trabalhar como se de uma extravagância se tratasse!
  • Evitar cair na tentação de responder aos e-mails directamente e não anexa-los ao Trello e responder a partir daí.
  • Manter a consistência. Isto é, mesmo nos momentos críticos de tempo, não deixar de registar tudo.
  • Decidir a quantidade de informação a partilhar. Ou seja, por vezes achamos que determinada informação é tão irrelevante que sentimos que não é necessário regista-la.

Veja o exemplo. https://trello.com/b/kPl6b5BQ

Se tiver sugestões ou desejar partilhar a organização das suas listas tarefas ou organização de projectos, força! Escreva-me.